Procedura Zg艂aszania Uszkodzonych Paczek
Cel: Procedura ma na celu zapewnienie efektywnego i zgodnego z przepisami sposobu zg艂aszania oraz dokumentowania przypadk贸w odbioru uszkodzonych paczek w magazynie.
Zakres: Procedura dotyczy wszystkich pracownik贸w magazynu, kt贸rzy przyjmuj膮 przesy艂ki od dostawc贸w, kurier贸w lub innych przewo藕nik贸w.
Krok 1: Wst臋pna inspekcja przy kurierze
- 1.1. Przy ka偶dym odbiorze przesy艂ki, pracownik jest zobowi膮zany do wykonania wst臋pnej inspekcji zewn臋trznej stanu paczki.
- 1.2. W przypadku zauwa偶enia jakichkolwiek 艣lad贸w uszkodzenia (np. rozerwane opakowanie, widoczne 艣lady uderze艅), nale偶y to odnotowa膰 i kontynuowa膰 z dok艂adniejsz膮 inspekcj膮 w obecno艣ci dostawcy/kuriera.
Krok 2: Dokumentowanie uszkodze艅
- 2.1. Zdj臋cia uszkodze艅: Pracownik powinien wykona膰 zdj臋cia uszkodze艅, kt贸re jasno dokumentuj膮 problem i umo偶liwi膮 p贸藕niejsze dochodzenie roszcze艅.
- 2.2. Sporz膮dzenie protoko艂u uszkodze艅: Nale偶y wype艂ni膰 formularz protoko艂u uszkodze艅, kt贸ry zawiera dat臋 i czas zdarzenia, opis uszkodze艅, informacje o przesy艂ce oraz dane firmy kurierskiej.
- 2.3. 艢wiadkowie: Je艣li mo偶liwe, zaanga偶owa膰 艣wiadk贸w zdarzenia, kt贸rzy mog膮 potwierdzi膰 stan przesy艂ki przy odbiorze.
Krok 3: Komunikacja z kurierem/dostawc膮
- 3.1. Informowanie kuriera: Pracownik musi niezw艂ocznie poinformowa膰 kuriera o stwierdzonych uszkodzeniach i za偶膮da膰 od niego wype艂nienia odpowiednich sekcji w protokole uszkodze艅.
- 3.2. Zastrze偶enia w dokumentach przewozowych: Na dokumencie przewozowym nale偶y zaznaczy膰, 偶e przesy艂ka zosta艂a przyj臋ta z zastrze偶eniami co do stanu paczki.
Krok 4: Zg艂oszenie incydentu w systemie magazynowym
- 4.1. Wprowadzenie danych do systemu: Wszelkie informacje dotycz膮ce uszkodzonej przesy艂ki, w tym zdj臋cia i protok贸艂 uszkodze艅, powinny by膰 wprowadzone do systemu magazynowego.
- 4.2. Zg艂oszenie do odpowiedniego dzia艂u: Nale偶y niezw艂ocznie powiadomi膰 dzia艂 reklamacji lub odpowiedni dzia艂 w firmie o zaistnia艂ym problemie, dostarczaj膮c komplet dokumentacji.
Krok 5: Dalsze dzia艂ania
- 5.1. Przechowywanie uszkodzonej przesy艂ki: Uszkodzon膮 przesy艂k臋 nale偶y przechowywa膰 w wyznaczonym, bezpiecznym miejscu do czasu rozstrzygni臋cia sprawy.
- 5.2. Ustalenia z dostawc膮: Dzia艂 reklamacji lub odpowiedzialny dzia艂 powinien negocjowa膰 z dostawc膮 lub przewo藕nikiem warunki ewentualnej wymiany towaru, zwrotu koszt贸w czy innych form rekompensaty.